Gérer l’optimisation de ses tournées sur Excel gratuitement : une fausse bonne idée ?

optimisation de tournées excel gratuit - un technicien serrant la main d'un clien

Envie de gagner du temps lors de vos livraisons en optimisant vos trajets ? De réaliser des économies tout en réduisant votre impact écologique ? D’améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs, mais aussi la satisfaction de vos clients ? Pour cela, une solution : l’optimisation des tournées de livraison. Nous vous présentons ici 2 outils : Excel, planificateur de tournées gratuit et Organilog, logiciel de gestion d’intervention complet.

L’optimisation des tournées de livraison : un véritable enjeu stratégique

La planification des tournées consiste à déterminer quelles commandes livrer pendant quelles tournées. Une chose qu’il est possible d’optimiser, en produisant un plan d’itinéraire utilisant au mieux les ressources disponibles.

Si vous êtes technicien, vous savez que planifier et optimiser votre planning de tournées est essentiel. Cela vous permet de maximiser le nombre de visites (de livraison ou commerciales) et les frais de déplacement. Mais aussi, d’améliorer la relation avec vos clients !

Mais pour obtenir les meilleurs résultats, il est indispensable d’utiliser un logiciel d’optimisation des tournées de livraison. Une telle solution va tenir compte des moindres contraintes externes et internes pour vous permettre de :

·         Gagner du temps lors de l’élaboration de votre plan de tournées ;

·         Optimiser les trajets de livraison, la quantité de tournées et le nombre de kilomètres parcourus dans une journée ;

·         Diminuer votre empreinte carbone et vos émissions de CO2 ;

·         Réduire les coûts d’exploitation en diminuant potentiellement les frais de carburant, la flotte de véhicules ou le transport à vide ;

·         Améliorer les conditions de travail des équipes terrain en optimisant le planning des techniciens ;

·         Suivre l’évolution des tournées en temps réel ;

·         Améliorer la satisfaction de vos clients en respectant les promesses de livraison.

Excel, un planificateur de tournées gratuit

Pour l’organisation des tournées, Excel est l’outil gratuit de référence pour de nombreuses PME (ou bien son alternative, Google Sheets).

L’idée est d’organiser et de synthétiser de nombreuses données dans des tableurs. Vous pouvez y noter facilement :

·         Les informations relatives à vos clients, leurs adresses et leurs coordonnées ;

·         Les dates, créneaux horaires et durées de chaque intervention ;

·         Le nombre de palettes à livrer, leur quantité et leur poids.

Lorsque vous gérez une petite équipe de livreurs, avec un nombre de clients limité, Excel est une solution tentante. C’est un outil facile d’utilisation et gratuit, que la plupart des salariés maîtrisent.

Par contre, il suffit de quelques clients supplémentaires ou de contraintes inattendues pour qu’il devienne complexe à utiliser… En effet, les choses se compliquent rapidement lorsque vous devez gérer des événements irréguliers. Il vous faut mettre à jour rapidement vos tableaux à la main (source d’erreurs et de perte de temps). Du stress inutile en perspective !

En outre, si vous êtes à la recherche d’un logiciel d’optimisation d’itinéraire gratuit, Excel n’est pas l’outil qu’il vous faut. Vous devrez utiliser un autre logiciel pour définir vos trajets, tels que Waze, Google Maps ou Portatour. A vous de réaliser le calcul d’itinéraire pour déterminer quelle route est la plus intéressante en termes de temps et d’argent. Un process assez chronophage !

Par ailleurs, vous aurez également besoin d’un logiciel de comptabilité pour réaliser vos devis et factures. Ou encore, d’ERP / CRM pour la planification des ressources de l’entreprise et la gestion de la relation client. Des fonctionnalités que ne propose pas un outil gratuit tel qu’Excel… La gratuité a ses limites, et mieux vaut investir dans une vraie solution dédiée à ce type de problématique.

Pour les petites entreprises, Excel est un outil gratuit intéressant pour planifier un plan de tournées. Il peut vous aider à ordonner et synthétiser les données dans un fichier et convient ainsi bien à la planification. Mais une chose est sûre : pour l’optimisation des tournées de livraison, cet outil est inadapté.

En utilisant un outil gratuit comme Excel ou Google Sheets, vous risquez seulement de consommer plus de ressources que nécessaire. Les déplacements ne seront pas optimisés (kilomètres parcourus inutilement, surconsommation de carburant, heures supplémentaires, fatigue des livreurs…). Au final : une véritable perte de temps et d’argent.

En somme, pour l’optimisation des tournées de livraison, un logiciel gratuit n’est pas suffisant. Il est bien plus judicieux de choisir une solution dédiée qui vous permettra de tirer le meilleur parti des ressources disponibles.

Organilog, un outil complet pour l’optimisation des tournées de livraison

Excel a l’avantage d’être un outil gratuit prêt à l’emploi pour l’optimisation de tournées de livraison. Toutefois, il présente de nombreuses limites.

Pour y pallier, mieux vaut utiliser Organilog, l’un des outils les plus complets du marché. Ce logiciel de gestion d’intervention (Field Service Management software) vous permet de planifier facilement vos tournées clients. Il a de nombreux atouts :

·         Il facilite grandement l’organisation des tournées de livraison, en calculant automatiquement plusieurs itinéraires par tournée ;

·         Il permet de planifier et d’optimiser les interventions, tout en maîtrisant facilement les plannings et en gardant un historique ;

·         Il remonte les informations des équipes terrain pour un suivi optimal avec les équipes bureau.

Mais pas que ! Il possède toutes les fonctionnalités indispensables à votre activité, contrairement à un outil gratuit comme Excel. Voici les principaux services dont vous pourrez bénéficier avec cette solution :

·         Planification, gestion et suivi des interventions des techniciens ;

·         Création et suivi des contrats, devis et factures ;

·         Relances automatiques ;

·         Gestion des stocks, des achats et des équipements ;

·         Suivi des budgets ;

·         Gestion RH et indicateurs de performance des techniciens ;

·         Avis de passage.Et bien plus ! En somme : il s’agit d’un véritable assistant clé-en-main pour l’organisation et l’optimisation de vos tournées de livraisons. Alors, n’hésitez pas à utiliser Organilog pour la planification de vos tournées et l’amélioration de vos trajets.

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