10 conseils pour optimiser le planning des techniciens

La gestion du planning d’intervention doit être simple et intuitive. Pourtant, plusieurs paramètres peuvent rendre la tâche plus complexe. Entre les imprévus, les absences et les urgences, difficile d’y voir clair ! Pour vous faciliter la tâche, découvrez dans cet article nos 10 conseils pour optimiser le planning des techniciens. Bonne lecture ! 

Pourquoi optimiser le planning des techniciens ?

📅 3 bonnes raisons d’optimiser le planning d’intervention : 

  • Bien évidemment, en optimisant la planification des interventions, vous gagnez considérablement en productivité. En effet, si l’assignation de chaque intervention est mûrement réfléchie, vous améliorez automatiquement l’organisation de vos effectifs. 
  • D’autres raisons poussent les managers à opter pour une optimisation du planning. On retrouve le besoin de fidéliser ses techniciens. De plus en plus d’entreprises ont le besoin de recruter de nouveaux techniciens. Ces derniers sont considérés aujourd’hui comme des ressources rares. Alors, pas question de perdre son technicien ! 

D’où l’importance d’assigner correctement les interventions à ses techniciens. En évitant la surcharge de travail tout en prenant en compte les impératifs de chacun, vous garantissez l’épanouissement professionnel. 

  • Enfin, une mauvaise optimisation du planning d’intervention entraîne inévitablement des surcoûts parfois importants. Les déplacements inutiles vous font perdre du temps et par la même occasion, du carburant. Sans oublier les risques d’accidents liés à la fatigue. 

Pour vous aider, découvrez notre modèle de planning d’intervention (gratuit) 

Être conscient de l’importance d’un planning d’intervention optimisé est un bon départ. Découvrez nos conseils pour une optimisation réussie ! 

Comment optimiser le planning des techniciens de terrain ? 

Répartir les interventions en fonction des compétences 

Chaque technicien a ses propres compétences et expériences. Il est judicieux de prendre en compte ce paramètre pour assigner correctement les interventions. Par exemple, une intervention requiert un savoir-faire bien spécifique. La mission demandée est importante. De ce fait, assigner cette intervention à un technicien expérimenté est judicieux.  

Répartir les interventions en fonction de la zone géographique

Spécialiser les techniciens en fonction de la zone d’intervention est essentiel. En pratique, le technicien aura comme consigne d’intervenir uniquement dans son secteur. Par conséquent, l’efficacité sera au rendez-vous étant donné que le technicien connaît le lieu de l’intervention comme sa poche. 

Anticiper les imprévus

En tant que manager, vous êtes forcément confronté aux imprévus. Les anticiper, c’est éviter le pire !  Utiliser un logiciel de planification d’intervention permet de modeler facilement vos interventions en cas d’urgence. 

Priorisez vos interventions 

Les interventions prioritaires ne sont pas à prendre à la légère. Un oubli peut entacher l’image de votre entreprise. C’est pourquoi, planifier ces interventions en début de semaine est recommandé. 

Équiper les techniciens d’outils de gestion d’intervention 

Pour vous aider dans la gestion de vos interventions, les outils numériques peuvent être un réel avantage par rapport à vos concurrents. Une fois équipés, vos techniciens gagnent en performance grâce à une remontée d’information plus fluide et structurée. Ils se responsabilisent davantage en remplissant les informations sur le terrain à l’aide d’un simple téléphone. L’ensemble de ces informations est envoyé aux équipes bureau automatiquement. 

Le logiciel de gestion  d’intervention Organilog permet de planifier facilement depuis son mobile. Vous bénéficiez d’une multitude de fonctionnalités utiles pour votre entreprise :

  • Planning des équipes
  • Rapports d’intervention automatiques
  • Avis de passages
  • Gestion des stocks
  • Gestion de la facturation

Optimiser les interventions des techniciens terrain 

La vie d’un technicien est rythmée par des journées parfois épuisantes. Créer des rapports d’intervention par écrit afin de les transmettre au centre de service. Ensuite, le besoin de ressaisir les rapports pour générer un devis

Bref, ce n’est pas la joie. L’objectif est donc de soulager les techniciens de ces tâches administratives. S’équiper d’outil GMAO permet d’optimiser la gestion de vos interventions. 

Assurer correctement la charge de travail à ses techniciens 

Une charge de travail conséquente et c’est le burn-out assuré ! Faire un suivi en temps réel de ses techniciens permet de prévenir contre les risques de surcharge de travail. Les logiciels de planification d’intervention offrent la possibilité de suivre le temps de travail de ses techniciens pour assurer leur bien-être au travail. 

Prendre en compte les capacités journalières des techniciens

Avant de planifier, répartissez vos interventions par technicien en prenant en compte leur capacité journalière. Ensuite, il vous suffit de modeler votre emploi du temps en fonction des temps de trajet 

Planifier correctement les interventions récurrentes

Certaines interventions nécessitent qu’elles soient réitérées chaque année, parfois à la même date. Pour davantage d’efficacité, il est judicieux d’assigner une intervention récurrente à un seul et même technicien. 

Avec un logiciel de planification d’intervention, il est possible de créer des récurrences, pour que les interventions se créent automatiquement chaque semaine, mois ou année.

Une meilleure gestion des astreintes 

Optimiser la gestion des interventions nécessite une optimisation d’attribution des astreintes entre vos techniciens. Pour ce faire, prenez en compte les contraintes  familiales et personnelles de vos salariés. Enfin, évitez d’attribuer les astreintes toujours au même technicien. 

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