Le rapport d’intervention est une mesure de qualité qui a plusieurs utilités directes, incluant le fait de conserver le détail de l’intervention effectué pour se souvenir ce qui a pu être fait chez un client. Mais l’objectif est plus large et possède d’autres avantages que nous allons aborder sur cet article.
Informer la société
Au sein d’une organisation, un technicien fait parti du rouage qui compose la structure organisationnelle. Son travail est aussi important que celui du chef d’exploitation qui va trouver de nouvelles missions et les planifier, ou encore d’un secrétaire qui va gérer la relation client et effectuer les facturations.
La fiche d’intervention est donc utile pour l’ensemble des collaborateurs :
- Pour le chef d’exploitation : le rapport peut être utilisé pour confirmer la bonne exécution de la mission et clôturer la mission ou pour redéfinir un nouveau passage.
- Pour le secrétaire : le rapport permet d’établir une facture pour le client. Le rapport peut aussi être ressortis des archives si le client pose des questions sur ce qui a été effectué
- Pour le gérant : le rapport peut donner les horaires de travail et donc contrôler les heures de présence. Il peut aussi aider à établir le temps de travail mensuel pour les fiches de paie.
- Pour les autres techniciens : le rapport facilite le suivi des actions chez un client ou sur un équipement spécifique.
Relevé spécifique
Certaines activités professionnelles nécessite un suivi de certains compteurs. C’est le cas par exemple pour de la maintenance industrielle ou maintenance mécanique. Il convient de noter le nombre d’heures d’utilisations par exemple. Ce relevé permet de savoir si certaines pièces doivent être remplacée. C’est également un indicateur pour diagnostiquer certaines anomalies qui arrivent avec un haut degré d’usure de l’équipement.
D’autres activités, tel que les techniciens froids, doivent relever le nombre de gaz injecté dans les climatiseurs, pour une année entière. La valeur totale doit être communiqué à un organisme spécifique par mesure de respect de la réglementation.
Astuce : plutôt de faire une énorme addition de la quantité, à partir des fiches papiers d’une année entière, il est possible d’utiliser des rapports d’interventions numériques généré à partir d’une application telle que Organilog. La solution logicielle s’assure de faire le calcul pour vous.
Information pour le client
Enfin, le rapport d’intervention est également un gage de sérieux et de professionnalisme pour les clients. Lorsque le client signe le rapport, il consent par ailleurs à la bonne réalisation des travaux et pourra plus difficilement contester ultérieurement (cela peut arriver lorsque les client reçoivent la facture).
Les clients qui n’auraient pas été sur place lors de l’intervention, peuvent aussi apprécier de recevoir un tel rapport afin de justifier du prix de l’intervention et de prouver qu’un technicien est bien passé pour effectuer une action.
Astuce : la même application présenté au point précédent peut être utilisée pour prendre une photo du travail à partir d’un smartphone. La photo peut être ajouté sur le rapport et servir de preuve du passage et de la bonne exécution de la mission du technicien.
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