Comment bien gérer sa facturation ?

La facture est un document important qui permet à l’entreprise de matérialiser ses différentes transactions avec ses clients et ses fournisseurs. Elle participe activement au développement de la firme et est même exigée par la loi sous peine de sanctions. Toutefois, la gestion de la facturation peut s’avérer très vite chronophage et fastidieuse, surtout lorsqu’elle se fait manuellement. L’utilisation d’un logiciel professionnel pour traiter vos factures vous permet d’automatiser l’ensemble du processus, de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie qui peuvent se glisser dans votre fichier.

Gérer correctement vos factures : pourquoi est-ce important ?

La bonne gestion du processus d’émissions des factures est importante pour l’entreprise pour plusieurs raisons.

Améliorer les performances de votre établissement

La facturation est un levier prépondérant de la comptabilité générale de l’entreprise. C’est grâce à la facture qu’on peut constater la vente d’un produit, d’un service ou de tout toute transaction effectuée par la société. Elle intervient aussi dans la déclaration des taxes comme la TVA et peut vous servir de preuve devant un tribunal en cas de litige.

C’est également ce document qui permet d’établir les comptes annuels de la firme. Il en va donc de votre intérêt en tant que chef d’entreprise de mettre en place une bonne organisation pour organiser votre facturation et de bien conserver le précieux fichier. Ainsi, vous pourrez suivre de près les comptes de votre trésorerie et connaitre chacune des sources d’entrée et de sortie de vos fonds. Une méthode de gestion appropriée vous aidera à identifier aisément les encaissements réels grâce aux factures payées et de bénéficier de la récupération de la TVA.

Répondre à une exigence légale pour une meilleure gestion de la facturation

Au-delà de l’optimisation de l’efficacité de votre établissement, la facturation est une obligation légale. En effet, la loi vous impose d’émettre une facture pour chacune de vos transactions et si vous ne respectez cette règle, vous pourrez faire l’objet d’une amende. Le montant de cette dernière équivaut à la moitié de la somme qui n’a pas été facturée.

En outre, l’entreprise est contrainte de conserver l’ensemble de ses factures pendant une durée minimale de dix ans. La bonne gestion de la facturation devient alors très importante, puisqu’en cas de contrôle fiscal, vous devez être capable de présenter les documents aux autorités. D’ailleurs, la non-conservation est sanctionnée par une amende.

Conseils pour bien gérer ses factures.

Certaines astuces sont efficaces pour vous permettre de mieux gérer vos factures. Elles vont de la dématérialisation de la facture à la signature des factures avec la signature électronique en passant par la relance automatique des impayés.

Dématérialiser le processus de facturation

Autrefois, la facture électronique n’était pas une obligation. Cependant, elle le sera dans le courant de l’année 2024. L’utilisation d’un facturier en papier peut s’avérer pratique pour un faible volume de documents à émettre. Il vous suffit de le remplir avec les mentions obligatoires et les informations relatives au client.

Mais lorsque vous devez émettre des centaines, voire des milliers de factures, alors la tâche devient bien plus ardue et chronophage. De plus, la probabilité d’occurrence d’une erreur est très élevée. Alors qu’un document comportant des fautes de saisie peut vous exposer à des sanctions pénales ou fiscales. Conformément à l’article L441-9 du code de commerce, le dirigeant doit s’acquitter d’une amende de 75 000 euros si les mentions légales sont omises sur une facture. En parallèle, l’entreprise doit payer d’une amende qui peut atteindre les 375 000 euros.

Pour aller plus loin, découvrez dans cet article comment optimiser la gestion client pour pour un technicien de maintenance

Faire la relance automatique des impayés

Lorsque l’un de vos clients a dépassé son échéance de paiement, il est tout à fait légitime de lui faire des relances pour lui appeler qu’il doit régler sa facture. Toutefois, il importe de garder à l’esprit que tout au long du processus de réclamation, vous devez avoir une attitude professionnelle. Les méthodes de rappel de paiement varient selon que vous traitiez avec un particulier, une administration ou un professionnel. D’ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet d’effectuer cette tâche automatiquement et ainsi gagner du temps.

Si après trois relances, le client ne s’acquitte pas de sa facture, vous pouvez employer des mesures sévères comme l’injonction à payer ou la mise en demeure. Dans le cas où votre créancier est déterminé à ne pas régler sa dette, vous avez la possibilité d’intenter une action en justice.

Communiquer vos conditions de paiements

Pour une gestion efficace de la facturation, il importe de faire preuve d’habilité en ce qui concerne votre relation avec la clientèle. Ainsi, vous devez définir les conditions à respecter pour le paiement des factures tout en prenant en compte la législation en place. Souvent, ces règles sont intégrées dans les conditions générales de vente de l’établissement. Vos clients doivent connaître à l’avance les risques auxquels ils s’exposent en cas de retard de paiement ainsi que les conditions d’escompte s’ils souhaitent anticiper le règlement de leur facture.

Procéder à un suivi régulier de vos factures

Une fois que les conditions de règlements de vos prestations sont définies et communiquées à votre clientèle, vous pouvez procéder au suivi des factures. Ainsi, vous aurez une idée de celles qui ont déjà été réglées, celles en attente de paiement et surtout celles qui sont impayées. Pour cela, vous devez dans un premier temps catégoriser les documents par date d’émission pour faciliter le processus. Ainsi, vous pourrez facilement procéder aux rappels de paiement auprès de votre clientèle en cas de retard.

Procéder à l’automatisation de vos factures grâce à un logiciel de facturation

L’avantage majeur qui découle de l’utilisation d’un programme informatique pour la gestion de votre facturation, c’est la réduction considérable du risque d’erreur sur vos documents. Vous êtes donc à l’abri des différentes sanctions prévues dans le cadre d’une facture mal saisie.

Par ailleurs, l’utilisation des outils comme le tableur d’Excel vous expose à de nombreuses limites. En effet, avec cet outil, vous devez procéder à la création de la facture vous-même et y intégrer les données. Cette méthode nécessite beaucoup d’attention pour ne pas commettre d’erreurs. Alors qu’en optant pour logiciel de facturation comme Organilog, toute la procédure de création est automatique et vous pouvez émettre votre document en quelques clics. Les champs à remplir sont déjà préétablis et il ne vous reste plus qu’à les remplir.

De plus, le programme intègre une fonctionnalité de signature électronique qui vous permet de faire signer vos factures en ligne. Il met aussi à votre disposition un espace pour stocker vos documents et les retrouver à n’importe quel moment lorsque vous en avez besoin. La classification de vos factures pour faciliter le suivi s’avère également très simple à réaliser. En outre, le processus de relance des impayés se fait aussi de manière automatique, vous permettant ainsi de gagner considérablement du temps.

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